Charte Professionnelle et Déontologique de la Sténotypie

L’Association Française des Sténotypistes de Conférence (AFSC, ou « Association »),

Constatant :

• que la sténotypie intervient au cœur du monde économique, politique, social, juridique, culturel et financier contemporain ; qu’elle s’affirme comme une activité permanente et nécessaire, seule à même de répondre aux impératifs croissants de sécurité technique et juridique quant à la retranscription de la parole humaine ;
• que la ou le sténotypiste est un professionnel hautement qualifié qui garantit en toute impartialité, confidentialité et indépendance une retranscription parfaitement fidèle des propos tenus au cours des débats auxquels il assiste ;
• qu’en dépit de la diversité de ses conditions d’exercice, la sténotypie doit être reconnue comme une profession spécifique et autonome ;

Désireuse :

• d’assurer pour l’avenir le développement pérenne de la profession de sténotypiste ;
• de préciser les droits et les devoirs de la ou du sténotypiste ;
• d’améliorer les conditions économiques et juridiques dans lesquelles la ou le sténotypiste exerce son activité ;
• de fournir les bases d’un Code de déontologie du sténotypiste et de recommander ainsi des lignes de conduite impératives ;

Adopte cette Charte destinée à encadrer le sténotypiste et constituer le cadre déontologique reconnu par l’AFSC dans l’exercice de sa profession.

Article 1
Champ d’application

L’activité de sténotypie visée par la présente Charte est définie comme la saisie, intégrale et simultanée, et la transcription de tous types de conversations au moyen d’un système, automatique ou non, de traduction phonétique.

La présente Charte porte modification des statuts de l’AFSC, et sera donc inscrite au registre spécial puis déclarée en préfecture dans les trois mois de son adoption. Les dispositions de cette Charte ne seront opposables aux tiers comme aux membres de l’Association qu’à compter de l’accomplissement de cette formalité.

Les dispositions de la présente Charte visent à établir un code des usages de la profession de sténotypiste ayant une vocation d’application générale. Elles ont force obligatoire pour les membres de l’AFSC du seul fait de leur adhésion.

Tous les acteurs professionnels de la sténotypie sont cependant vivement incités à s’approprier cette Charte, sans distinction d’appartenance ou non à l’Association.

Les conditions générales d’exercice de la profession de sténotypiste figurant en annexe de la présente Charte sont destinées à en contractualiser les dispositions. Elles peuvent donc être fournies au donneur d’ordre lors de la conclusion de tout engagement. Afin de s’intégrer dans le champ contractuel, elles seront paraphées et datées par ce dernier, puis adossées en annexe du contrat de prestation ou du devis qui en tient lieu.

Déontologie

Article 2
Obligations générales

La ou le sténotypiste doit remplir ses obligations avec compétence et intégrité. Elle ou il doit notamment exercer son activité en toute indépendance et impartialité. Ses opinions personnelles ne doivent jamais transparaître dans sa transcription.

Elle ou il doit fournir des services de qualité, tenant compte des usages de la profession et respectant les règles de l’art.

Elle ou il doit agir avec dignité et dans le respect de son client ou employeur comme de ses interlocuteurs. Elle ou il doit notamment être poli(e), courtois(e) et adopter une tenue vestimentaire adéquate.

Elle ou il doit exercer son activité avec diligence et respecter les engagements pris, tenant notamment aux délais de transcription.

Elle ou il doit s’abstenir de tout comportement susceptible de porter préjudice à la dignité ou à l’honneur de sa profession. En aucun cas les directives du donneur d’ordre ou de l’employeur ne peuvent justifier un manquement aux obligations issues de la présente Charte.

Article 3
Devoir d'exactitude

La transcription est toujours établie sous la seule responsabilité du sténotypiste, quelle que soit la nature du rapport juridique le liant à son client ou employeur : toute transcription doit être parfaitement fidèle, cette exactitude constituant une obligation à la fois morale et juridique pour la ou le sténotypiste.

La ou le sténotypiste doit saisir in extenso les débats et garantir une fidélité absolue de la transcription à la saisie.

La ou le sténotypiste ne doit en aucun cas donner aux paroles retranscrites une interprétation hasardeuse ou qui dérogerait aux devoirs de sa profession.

La ou le sténotypiste doit également posséder une parfaite maîtrise de la langue du discours retranscrit, ainsi qu’une culture générale suffisante de la matière qui fait l’objet de ce discours, notamment quant à la nomenclature et au champ lexical employés.

Par conséquent, elle ou il doit s’interdire d’entreprendre une transcription dans tout domaine qui sorte de sa compétence. Si, pour des raisons personnelles ou professionnelles, la ou le sténotypiste considère que sa prestation ne sera pas conforme aux obligations de la présente Charte, elle ou il doit refuser la mission proposée et fournir une attestation de refus au client.

Elle ou il s’engage également, dans la mesure du possible, à suivre toute formation requise afin de répondre aux besoins du donneur d’ordre ou de l’employeur.

Article 4
Devoir de discrétion et secret professionnel

La ou le sténotypiste est tenu de préserver les intérêts légitimes du donneur d’ordre ou de l’employeur, notamment par un devoir de discrétion relevant du seul lien contractuel.

De par la nature même de son activité, la ou le sténotypiste est amené à exercer sa profession là où la présence du simple tiers est souvent proscrite : elle ou il se trouve, du fait de missions temporaires, dépositaire permanent d’informations confidentielles.

Elle ou il est donc soumis au secret professionnel pour toute information à caractère confidentiel dont il aurait eu connaissance à raison de ses fonctions. Cette obligation vise à protéger les intérêts du donneur d’ordre, tout autant qu’à garantir la confiance en la profession dans son ensemble.

De ce fait, la ou le sténotypiste est tenu au silence non seulement pour les paroles retranscrites lors des débats, mais également pour tout ce qu’elle ou il a vu, entendu, surpris, compris ou simplement deviné dans le cadre de sa mission. Elle ou il ne peut donc se retrancher derrière l’absence d’une information confidentielle dans la bande de saisie, ou même derrière l’éventuelle ignorance du donneur d’ordre, pour s’exonérer de sa responsabilité : l’obligation au secret concerne toute information confidentielle obtenue, directement ou indirectement, du fait de sa seule présence.

La ou le sténotypiste s’interdit toute exploitation, à but commercial ou non, d’une quelconque information confidentielle recueillie dans le cadre de ses fonctions.

La ou le sténotypiste qui révélerait de telles informations à un tiers non autorisé engagerait sa responsabilité civile et pénale.

La ou le sténotypiste ne peut se dégager de cette obligation que dans l’hypothèse d’une simple imprudence, lorsqu’elle ou il n’a pas eu conscience du caractère confidentiel de l’information concernée, ou pour les besoins de sa propre défense, sous réserve d’une nécessité réelle et d’une proportionnalité de la révélation aux exigences de sa situation.

Article 5
Devoir de transparence

Les personnes dont les paroles font l’objet de la saisie doivent être informées de la présence et de la mission du sténotypiste. Elles doivent en avoir autorisé la transcription ou ne pas s’y être formellement opposées.

Article 6
Obligation à une concurrence loyale

La ou le sténotypiste doit s’abstenir de toute concurrence déloyale dans l’exercice de sa profession. En effet, bien qu’elle puisse être exercée dans un cadre salarial, l’activité de sténotypiste relève pour l’essentiel du statut de travailleur indépendant, dont la viabilité repose essentiellement sur la création et la fidélisation d’une clientèle régulière.

Le respect des règles de la concurrence revêt donc dans ce domaine une importance particulière afin d’éviter tout préjudice économique injustifié subi par un confrère : dépréciation de la réputation commerciale, manque à gagner du fait de la dissipation de la clientèle, perte d’une chance de développement de l’activité.

La ou le sténotypiste ne doit commettre aucun acte contraire aux usages honnêtes en matière commerciale, et notamment ne pas porter préjudice ou assimiler l’avantage concurrentiel détenu par un confrère.

La ou le sténotypiste s’interdit donc tout acte :

• de désorganisation de l’activité d’un concurrent (démarchage provoquant la résiliation de commandes à son profit, détournement frauduleux de la clientèle) ;
• de dénigrement direct ou indirect d’un concurrent (remise en cause publique de ses qualités professionnelles, publicité comparative ciblée et non vérifiable, allégation infondée de monopole d’un savoir-faire technique) ;
• d’usurpation de la notoriété d’un concurrent (se fonder sur une formation et/ou l’appartenance à une structure de référence identique en offrant un avantage supplémentaire minime, imitation des pratiques publicitaires/slogans/plaquettes).

Elle ou il s’oblige également, afin de ne pas perturber la concurrence normale entre les acteurs d’un même marché :

• à obtenir une rémunération appropriée et à refuser tout tarif inférieur aux usages de la profession pour une tâche donnée ;
• à ne pas demander ou accepter d’exercer ses fonctions dans des conditions dégradantes pour lui ou pour sa profession.

En cas de pratique déloyale, la ou le sténotypiste s’expose à une injonction de cessation immédiate sous astreinte judiciaire, ainsi qu’à l’indemnisation du préjudice subi, assortie d’une publication de la condamnation dans la presse spécialisée, sanction dissuasive concourant à la restauration de la réputation lésée.

Article 7
Obligation d'archivage

La transcription du sténotypiste constitue un élément de preuve directement invocable au titre de la démonstration de tout fait juridique. Elle est également admissible quant aux actes juridiques relevant du régime de liberté de la preuve (en matière commerciale et pénale, ou en matière civile pour les litiges portant sur un montant inférieur à 1500 euros).

Dans tout autre domaine, la transcription peut être admise en tant que commencement de preuve par écrit, faisant exception à l’exigence générale d’une preuve parfaite. L’écrit dicté par une personne est en effet réputé émaner d’elle.

La sténotypie est le plus fidèle des procédés de retranscription de la parole humaine et présente de ce fait un intérêt certain sur le plan probatoire.

La ou le sténotypiste a donc obligation de conserver les sténogrammes, transcriptions et comptes rendus pour une durée raisonnable d’une année et doit assurer le maintien de l’intégrité des données conservées (interdiction de toute modification a posteriori des paroles retranscrites, y compris sur demande du donneur d’ordre).

La ou le sténotypiste qui présenterait une transcription volontairement erronée à l’appui de la demande juridique du donneur d’ordre ou d’un tiers se rendrait coupable de complicité d’escroquerie au jugement par fourniture de moyen.

Le respect de l’obligation de confidentialité résultant de l’article 3 du présent Code s’impose aux sténogrammes et documents conservés par la ou le sténotypiste. En aucun cas elle ou il ne peut procéder à leur diffusion, partielle ou totale, en dehors des hypothèses prévues par la loi.

Conditions d'exercice

Article 8
Modalités pratiques

La ou le sténotypiste doit veiller au respect des conditions matérielles requises par le bon exercice de sa profession.

Elle ou il doit notamment exiger des conditions satisfaisantes d’éclairage, de placement, de visibilité et d’audition.

Elle ou il doit effectuer des pauses à intervalles réguliers en fonction de la technicité de la prestation (au minimum toutes les deux heures) ou, à défaut, prévoir un remplacement en cours de séance.

Tout document (textes lus, sources, projections etc.) susceptible de faciliter la tâche du sténotypiste doit lui être remis.

De manière générale, elle ou il ne doit pas accepter d’exercer ses fonctions dans des conditions de nature à dégrader la qualité de sa prestation en deçà des exigences normales de la profession.

Quant à la remise de la transcription, la ou le sténotypiste délivre le compte rendu directement au donneur d’ordre ou à l’employeur. Sur demande écrite de ce dernier, elle ou il peut effectuer la remise auprès d’un tiers désigné et clairement identifié. Aucun exemplaire surnuméraire ne peut être produit pour un tiers sans demande expresse du donneur d’ordre ou de l’employeur. En cas de remise d’un ou plusieurs exemplaires supplémentaires, la ou le sténotypiste n’est soumis à aucune des obligations résultant de la présente Charte à l’égard du ou des tiers concernés.

Article 9
Conditions tarifaires

La ou le sténotypiste négocie individuellement avec le donneur d’ordre ou l’employeur les modalités pratique de sa rémunération (forfait horaire, délai de paiement, provision etc.).

La prestation de la ou du sténotypiste est rémunérée soit sur une base salariale, soit sur celle d’un forfait horaire global qui comprend la prise en sténotypie, la transcription et la remise du compte rendu.

La ou le sténotypiste, lorsqu’il exerce dans un cadre indépendant, fixe librement ses tarifs.

Elle ou il doit cependant demander une rémunération appropriée au regard des usages de sa profession. La ou le sténotypiste s’interdit donc de pratiquer des tarifs abusivement bas. À cette fin, l’AFSC publie au premier janvier de chaque année des tarifs de référence nationaux par activité.

Les honoraires visés peuvent varier en fonction des conditions particulières de la mission ou de son caractère inhabituel (délais de transcription réduits, technicité de la prestation, sous- titrage, TAO, travail en dehors des jours ouvrés ou de nuit, déplacement, travail en équipe, pluralité de donneurs d’ordre etc.) ainsi que de sa nature (in extenso, synthèse, compte rendu analytique etc.).

La rémunération est due depuis l’heure de la convocation jusqu’au terme de la séance. Toute demi-heure entamée est due. En cas de déplacement, il sera réglé un minimum de deux heures forfaitaires par demi-journée réservée.

En cas d’annulation moins de cinq jours ouvrés avant la date prévue, il sera réglé un minimum d’une heure trente forfaitaire par demi-journée réservée.

Les frais de voyage ou de séjour sont intégralement à la charge de l’employeur ou du donneur d’ordre.

Lorsque l’activité de la ou du sténotypiste s’exerce partiellement ou totalement dans un cadre bénévole, le fait que ses obligations ne résultent pas d’un contrat à titre onéreux ne le dispense en aucun cas de respecter les obligations issues du présent Code.

Article 10
Droit intellectuel

La ou le sténotypiste bénéficie, relativement à la transcription qu’elle ou il a réalisée, de la plénitude des droits moraux et patrimoniaux reconnus aux travailleurs intellectuels. À ce titre, elle ou il est seul détenteur :

• de la propriété intellectuelle exclusive des sténogrammes produits lors de la saisie ainsi que de leur transcription, que celle-ci soit numérique ou dactylographiée. En effet, la sténotypie relève d’un système de traduction phonétique, partiellement automatique, supervisé par une intervention humaine.
• des droits patrimoniaux rattachés au droit d’auteur quant à l’exploitation des bandes et de leur transcription pendant une durée de 70 ans à compter de son décès. Aucune modification de la transcription ne peut être effectuée sans son accord préalable. Aucune exploitation commerciale ou publique de la transcription excédant le cadre du contrat initial ne peut être envisagée sans son accord et, le cas échéant, une rémunération appropriée.
• d’un droit de revendication et de paternité. Le nom de la ou du sténotypiste doit donc être cité d’une façon manifeste et non équivoque lors de toute utilisation publique de la transcription. Elle ou il peut s’opposer à toute déformation ou modification de l’intégrité de la transcription. Elle ou il peut interdire toute utilisation abusive de la transcription, préjudiciable notamment à son honneur ou à sa réputation.

Étant un auteur dérivé, la ou le sténotypiste peut cependant voir ses droits réduits ou annulés du fait des obligations spéciales auxquelles elle ou il est assujetti à l’égard des personnes dont la parole est retranscrite.

Article 11
Pluralité d'engagements

Du fait de l’obligation d’intégrité de la transcription à laquelle est soumis la ou le sténotypiste, celui-ci peut s’engager simultanément auprès de plusieurs clients pour une même prestation. Elle ou il doit cependant veiller à éviter tout conflit d’intérêt : si un tel conflit survient lors de l’exercice de sa profession, elle ou il doit en avertir le (ou les) donneur(s) d’ordre concerné(s) et lui (leur) demander s’il(s) l’autorise(nt) à continuer à agir.

Chaque engagement doit être porté à la connaissance de l’ensemble des personnes concernées, soit au moyen d’une stipulation contractuelle spécifique, soit par un contrat unique de prestation, commun à l’ensemble des donneurs d’ordres. Aucun de ceux-ci ne pourra être considéré comme un tiers au regard des obligations du sténotypiste.

Dans le cas d’un contrat unique, la rémunération du sténotypiste sera majorée forfaitairement.

À l’inverse, plusieurs sténotypistes peuvent être amenés à exercer simultanément leurs fonctions au bénéfice d’un (ou plusieurs) donneur(s) d’ordre ou employeur(s).

Chaque sténotypiste doit être informé des conditions particulières d’exercice de la mission concernée préalablement ou concomitamment à son acceptation.

Sauf à prévoir contractuellement un travail en équipe, en aucun cas les sténotypistes ne doivent mutualiser leurs bandes ou leurs comptes rendus.

Article 12
Pluralité d'activités

La ou le sténotypiste peut exercer plusieurs activités professionnelles.

Elle ou il doit cependant veiller à la compatibilité de ces différentes activités au regard des obligations du présent Code.

Elle ou il s’engage notamment à ne pas accepter une mission présentant un possible conflit d’intérêt au regard de ses activités extérieures à la sténotypie.

Elle ou il se doit d’informer le donneur d’ordre ou l’employeur de l’existence d’une activité extérieure lorsqu’elle présente un risque au regard de l’exploitation d’une information confidentielle susceptible d’être obtenue dans le cadre de ses fonctions.

Article 13
Sous-traitance

La ou le sténotypiste effectue en principe personnellement les tâches qui lui sont confiées.

Lorsque les circonstances l’exigent, afin de préserver les intérêts du donneur d’ordre ou de l’employeur, elle ou il peut cependant sous-traiter tout ou partie de sa mission.

L’opération de sous-traitance s’effectue toujours sous la responsabilité finale du sténotypiste sous-traité. Celui-ci est soumis à une obligation de résultat au regard des dispositions du présent article.

Il appartient au sténotypiste sous-traité de vérifier la qualité et la compétence professionnelles du tiers sollicité et de veiller à un contrôle minutieux du résultat final.

En aucun cas la prestation fournie par le sous-traitant ne doit porter préjudice au donneur d’ordre ou à l’employeur au regard des qualités professionnelles spécifiques du sténotypiste sous-traité.

Dispositions disciplinaires

Article 14
Règle disciplinaire

Toute violation de la présente Charte expose son auteur à des poursuites disciplinaires.

Toute personne estimant être victime d’une infraction à la présente Charte peut saisir, par voie postale, la Présidente ou le Président, ou la ou le Secrétaire du Conseil d’Administration de l’Association d’une plainte motivée, accompagnée des pièces justificatives.

Toute plainte doit être formulée par écrit, par voie postale ou numérique, en détaillant la nature et les circonstances de la violation reprochée, en y joignant tout témoignage, renseignement ou document susceptible d’étayer la plainte. La plainte est immédiatement communiquée à la ou au sténotypiste concerné par voie postale ou numérique. Elle ou il est invité à transmettre par retour ses observations et faire savoir si elle ou il conteste ou non les faits allégués.

Le Bureau de l’Association examine sommairement la plainte et décide des suites à lui donner, en rédigeant et adressant aux parties concernées une décision motivée de rejet ou de poursuite disciplinaire. Cette décision est sans appel. En cas de partage des voix, celle de la Présidente ou du Président est prépondérante.

En cas de décision de poursuite disciplinaire, la ou le Secrétaire de l’Association ou, à défaut, la Présidente ou le Président invite, avec un préavis minimum d’un mois, le sténotypiste concerné, à comparaître devant le Conseil d’Administration siégeant en formation disciplinaire, éventuellement par visioconférence.

Le Bureau de l’Association peut faire choix d’instruire la plainte en désignant, parmi les membres de l’Association, un ou deux rapporteurs en charge de réunir, contradictoirement, toutes les informations et pièces leur permettant de faire rapport au Conseil d’Administration dans la perspective ou à l’occasion de la réunion disciplinaire.

La ou le sténotypiste concerné peut choisir de se faire assister soit d’un autre membre de l’Association, soit d’un avocat. Elle ou il peut présenter et communiquer tout document ou témoignage à l'appui de sa défense.

Le plaignant peut, s’il le souhaite, être présent lors de l’audition de la ou du sténotypiste, auquel cas le Conseil d’Administration procède à une audition contradictoire des parties.

Le Conseil d’Administration, siégeant en matière disciplinaire, doit rendre sa décision dans les trente jours qui suivent la réunion disciplinaire, à la majorité de ses membres.

La décision écrite, motivée et signée des membres du Conseil d’Administration ayant siégé, intégrant mention de tout avis ou opinion dissident, est notifiée par voie recommandée aux parties concernées. La décision est rendue en dernier ressort. Elle peut toutefois être rectifiée sur demandes des parties en cas d’erreur manifeste d’appréciation ou erreur matérielle.

Le Conseil d’Administration, siégeant en matière disciplinaire, peut écarter la plainte ou relever la réalité d’une violation et prononcer une sanction disciplinaire.

Les sanctions prononçables sont :

• l’avertissement quant à la conduite à tenir à l’avenir ;
• le blâme ;
• l’obligation de remplir la ou les obligations non respectées ;
• la suspension temporaire de l’Association pour une durée d’un an au plus, avec ou sans sursis ;
• la radiation, ou exclusion, définitive de l’Association.

Version adoptée par l’assemblée générale ordinaire du 26 mai 2021