Règlement intérieur

Préambule

L’Association Française des Sténotypistes de Conférences (AFSC) a été déclarée à la Préfecture de Police de Paris le 9 janvier 1947 sous le numéro 012622 et ses statuts constitutifs ont été agréés par le ministère sous le numéro 9 490 (inscrit au Journal Officiel).

Elle a, notamment, pour objet de :

• promouvoir et défendre, par tous moyens, les intérêts, notamment culturels, moraux et économiques des sténotypistes de conférences ;
• garantir et promouvoir la solidarité entre les membres de cette profession ;
• promouvoir l’image de la profession ;
• faire toute opération pouvant se rattacher directement ou indirectement à l’objet social et à tous objets similaires ou connexes ;
• acquérir, exploiter, créer, louer, mettre ou prendre en gérance libre tous fonds de commerce et toutes activités connexes se rapportant à cet objet social et ce, sans limitation ;
• procéder à la création, la construction, l’acquisition, la location, la prise à bail avec ou sans promesse de vente, l’aménagement, l’installation, l’exploitation, la vente et l’apport à toute société de tous locaux, fonds ou établissements industriels ou commerciaux et immeubles nécessaires à la réalisation de l’objet précité ou pouvant faciliter l’extension et le développement des affaires sociales ;
• la prise, l’acquisition, l’exploitation ou la cession de tous procédés et brevets concernant ces activités.

Afin de renforcer l’efficacité des actions de l’Association « AFSC », il est apparu opportun, compte tenu de l’expérience acquise depuis sa création, de fixer avec précision ses modalités d’organisation et de fonctionnement.

En conséquence, l’Assemblée générale ordinaire a approuvé le présent Règlement intérieur lors de sa réunion du 26 mai 2021.

I - Les membres

Il est rappelé que l’adhésion à l’Association est ouverte à toute personne, sans autres restrictions ou réserves que celles prévues par la loi, les statuts et le présent Règlement intérieur.

Article 1
Obtention de la qualité de membre

Conformément aux dispositions statutaires, pour être membre de l’Association, il faut être agréé par le Conseil d’administration.

Toutefois, toute personne désirant devenir membre devra déposer un dossier de candidature (qui fera l’objet d’une étude par le Conseil) en justifiant notamment auprès du Conseil des critères suivants :

• de la validation des vitesses FNAS, ou, si sa formation a été faite à l’étranger, de ses référentiels de vitesses en sténotypie ;
• de l’obtention du titre de sténotypiste de conférences ou, à défaut, d’avoir bénéficié de la validation des acquis professionnels ou de l’expérience ;
• les candidats ayant obtenu le titre de sténotypiste de conférences par validation des acquis de l’expérience seront susceptibles, pour validation de leur adhésion, de faire l’objet d’une appréciation de leurs qualités professionnelles, au moyen d’une prise de note en sténotypie d’un débat organisé par le Conseil d’administration ;
• des pièces attestant de son parcours professionnel en qualité de sténotypiste de conférences, quel que soit le mode d’exercice ou la structure professionnelle, notamment : les attestations de stage, les références professionnelles en sténotypie, etc. ;
• de son engagement à respecter les textes de l’AFSC, notamment ses Statuts et son Règlement intérieur, ainsi que sa Charte professionnelle et déontologique de la sténotypie.

Une personne ayant démissionné de sa qualité de membre peut à nouveau adhérer à l’Association à la condition qu’elle fournisse un document attestant qu’elle est toujours en exercice (attestation annuelle Urssaf, extrait de K-bis, etc.).

Conformément aux règles statutaires, la décision d’agrément sera prise aux deux tiers des voix.

L’agrément donné par le Conseil d’administration sera matérialisé par l’envoi à l’intéressé d’une carte de membre signée par la Présidente ou le Président de l’Association.

En cas de refus d’agrément d’un nouveau membre, le Conseil d’administration avisera l’intéressé de la décision prise. Le refus d’agrément par le Conseil d’administration n’a pas à être motivé.

1.2 - Obligations des membres

En adhérant à l’Association, les membres s’engagent à respecter les Statuts, le Règlement intérieur et la Charte déontologique.

Les membres sont tenus à un devoir de discrétion concernant les informations écrites et orales de l’Association qui leur sont transmises. Les courriers et mails diffusés par l’Association, notamment les offres des clients ou les propositions de mission publiées par les Adhérents, ne doivent en aucun cas être transmises à des tiers.

Les services offerts par l’Association sont réservés aux Adhérents ayant réglé leur cotisation dans les trois mois francs après l’Assemblée générale ordinaire. Passé ce délai, le Conseil d’administration se réserve le droit de suspendre l’accès au site et de retirer l’Adhérent de la liste de diffusion des mails.

L’Association ayant vocation à favoriser la constitution de clientèle des membres actifs, les offres publiées par les clients sur le site sont diffusées uniquement aux Adhérents actifs non retraités.

Le prêt de la sténotype de l’Association n’est accessible qu’aux Adhérents à jour de leur cotisation le jour du retrait à l’entrepôt.

Les personnes qui viennent d’obtenir le diplôme peuvent entrer de droit à l’Association, si elles en formulent la demande, et bénéficient de la gratuité la première année pleine d’adhésion. En contrepartie, elles doivent prendre en sténotypie et rédiger le compte rendu de l’Assemblée générale suivante ou, en cas d’impossibilité d’y assister, de l’Assemblée générale qui suit.

Article 2
Catégories de membres

L’Association est composée de quatre catégories de membres :

• les membres actifs ;
• les membres d’honneur ;
• les membres honoraires ;
• les membres bienfaiteurs.

Article 3
Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par démission, décès, radiation pour non-paiement de la cotisation ou par exclusion pour motifs graves.

3.1 - Radiation pour non-paiement de la cotisation

Un mois avant la réunion du Conseil d’administration appelé à statuer sur la convocation de l’Assemblée générale annuelle, le ou la secrétaire du Conseil d’administration adresse, par lettre simple, à tous les membres qui ne sont pas à jour de leur cotisation, un imprimé les informant de leur situation au regard de leur cotisation, et les invitant à informer le Conseil d’administration de leurs intentions dans un délai de quinze jours.

À l’expiration de ce délai de quinzaine, la Secrétaire ou le Secrétaire du Conseil d’administration établit la liste des membres n’étant pas à jour de leur cotisation à l’effet de la soumettre au Conseil d’administration, qui statuera sur la radiation des membres défaillants.

Le Conseil arrête ensuite la liste des membres de l’Association ; cette liste doit, en tout état de cause, être mise à jour par le Conseil procédant à la convocation de l’Assemblée générale annuelle.

3.2 - Exclusion pour motif grave

Préalablement à toute décision d’exclusion d’un membre de l’Association pour motif grave, la Commission disciplinaire exposera à l’intéressé, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, les manquements qui lui sont reprochés, et l’invitera à fournir à la Commission toute explication.

Le membre intéressé pourra, dans un délai de quinze jours à compter de la date de présentation de ladite lettre recommandée, soit adresser un mémoire écrit, soit demander à être entendu par la Commission, avec, s’il le souhaite, l’assistance du défenseur de son choix.

La Commission ne pourra se prononcer sur l’exclusion du membre intéressé qu’à l’expiration du délai de quinze jours ci-dessus défini.

L’exclusion est notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception au membre exclu dans les quinze jours de sa décision par la Commission disciplinaire. Le membre exclu dispose alors d’un délai de quinze jours à compter du jour de la première présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception lui notifiant la sanction pour présenter un recours devant l’Assemblée générale.

L’appréciation de la mesure d’exclusion sera soumise à la plus prochaine Assemblée générale qui, après avoir entendu les justifications du membre exclu, statuera sur l’exclusion en dernier ressort.

II - Cotisations

Article 4
Modalités de fixation du montant des cotisations

L’Assemblée générale annuelle se prononcera sur le montant de la cotisation annuelle.

Article 5
Modalités de versement des cotisations

La cotisation annuelle est exigible le lendemain de l’Assemblée générale ordinaire annuelle.

En cas d’admission de nouveaux membres en cours d’année, la totalité de la cotisation annuelle sera due.

III - ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

Article 6
Conseil d’administration

6.1 - Composition du Conseil d’administration

L’AFSC est administrée par un Conseil composé de six membres au moins et de douze au plus.

Les administrateurs sont élus par l’Assemblée générale, au scrutin secret, pour une durée de trois années. Cette durée expire à l’issue de l’Assemblée qui statue sur les comptes de l’exercice écoulé tenue dans l’année au cours de laquelle prend fin leur mandat.

Ils sont choisis parmi les membres actifs, ayant adhéré à l’Association depuis au moins six mois.

Le renouvellement des administrateurs aura lieu au cours de l’Assemblée générale approuvant les comptes de l’exercice au cours duquel le mandat de l’administrateur expire.

Les membres sortants sont rééligibles dans la limite de trois mandats successifs, au terme desquels ils doivent respecter un délai de vacance d’au moins un an avant de pouvoir présenter une nouvelle candidature.

Si un siège d’administrateur devient vacant entre deux Assemblées générales, par suite de décès, de démission, ou d’empêchement, le Conseil d’administration peut pourvoir au remplacement provisoire de ce membre, par cooptation.

Les cooptations doivent être ratifiées par la plus prochaine Assemblée générale.

Les pouvoirs des membres cooptés prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Tout membre qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

L’absence à cinq réunions consécutives, même justifiée, pourra être assimilée à un empêchement et permettre le remplacement du membre absent par la voie de la cooptation.

6.2 - Tenue et délibérations du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que l’exige l’intérêt de l’Association et au moins une fois tous les six mois.

Le Conseil d’administration est convoqué par sa Présidente ou son Président, ou sur la demande du tiers au moins de ses membres, par lettre simple, huit jours avant la date du Conseil.

La convocation indique l’ordre du jour et le lieu où se tiendra la réunion.

Toutefois, le Conseil peut se réunir sur convocation verbale et l’ordre du jour peut n’être fixé que lors de la réunion, si tous les administrateurs sont présents à cette réunion et si leur consentement est recueilli sur la teneur de l’ordre du jour.

Il est tenu un registre de présence, qui est signé par les administrateurs participant à la séance du Conseil.

Le Conseil d’administration ne peut valablement délibérer que si au moins les deux tiers de ses membres sont présents ou représentés.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou régulièrement représentés : chaque administrateur dispose d’une voix et chaque administrateur présent ne peut être muni que d’un seul pouvoir.

En cas de partage des voix, celle du Président ou de la Présidente est prépondérante.

Les délibérations du Conseil sont constatées par des procès-verbaux, établis sans blanc ni rature sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’Association ; ils sont signés.

6.3 - Pouvoirs du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toute circonstance au nom de l’Association, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l’objet de l’Association et qui ne sont pas réservés à l’Assemblée générale.

Il prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’Association en ce qui concerne l’emploi des fonds, des ressources et autres biens dont dispose l’Association.

Il fixe l’ordre du jour des Assemblées et procède à leur convocation.

Il supervise les actions des membres du Bureau et peut se faire rendre compte de leurs actes.

Il se prononce sur toutes les admissions, radiations et exclusions de membres de l’Association.

Le Conseil d’administration statue en matière disciplinaire en cas de plainte à l’encontre d’un des membres de l’Association à l’occasion de l’exercice de sa profession.

Le Conseil d’administration pourra confier à un ou plusieurs de ses membres ou à des tiers, adhérents ou non, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.

Le Conseil d’administration peut constituer des groupes de travail ou des commissions auxquels il confie des missions spécifiques, dont il choisit les membres parmi les administrateurs. Il peut s’adjoindre, à titre consultatif, des personnes susceptibles d’apporter leur concours sur le sujet concerné.

Le Conseil d’administration diffuse toute information ayant une incidence sur l’exercice professionnel et relaie auprès de tous ses membres les informations qui lui sont communiquées sur des expériences, des difficultés ou des innovations susceptibles d’intéresser la pratique professionnelle.

Le Conseil d’administration diffuse également les propositions de service dont l’Association pourrait être destinatrice, au profit exclusif des membres actifs exerçant totalement ou partiellement à titre individuel qui s’interdisent de les communiquer à tout professionnel, quelle que soit sa forme d’exercice, non membre de l’Association.

Article 7
Membres du Bureau

Le Conseil d’administration choisit, au scrutin secret, parmi ses membres, un Bureau composé :

• d’une Présidente ou d’un Président ;
• d’une Vice-Présidente ou d’un Vice-Président, si nécessaire ;
• d’une Secrétaire générale ou d’un Secrétaire général ;
• d’une Trésorière ou d’un Trésorier.

Seuls les membres du Conseil d’administration ayant exercé leur mandat d’administrateur depuis au moins un (1) an peuvent être élus membres du Bureau.

Les membres du Bureau sont élus pour une durée d’un an. Ils sont rééligibles dans la limite de six années consécutives au terme desquelles ils doivent respecter un délai de vacance d’un an avant de pouvoir présenter une nouvelle candidature.

7.1 - La Présidente ou le Président

La Présidente ou le Président représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet.

Il a, notamment, qualité pour ester en justice. Il peut former tout appel ou pourvoi.

Il ne peut transiger qu’avec l’autorisation du Conseil d’administration statuant à la majorité relative.

Il préside toutes les Assemblées et, en cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par la Vice-Présidente ou le Vice-Président et, en cas d’absence ou de maladie de ce dernier, par le membre du Conseil d’administration de l’Association le plus ancien et, à égalité d’ancienneté, par le plus âgé.

Il ordonnance les dépenses en conformité avec le budget arrêté par l’Assemblée de l’Association.

La Présidente ou le Président pourra, sous sa responsabilité et dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par la loi, par les statuts et par le présent Règlement intérieur, confier à un ou plusieurs administrateurs ou à des tiers, membres de l’Association ou non, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.

7.2 - La Vice-Présidente ou le Vice-Président

La Vice-Présidente ou le Vice-Président assure les missions qui peuvent lui être confiées en rendant compte au Conseil d’administration.

Il remplace la Présidente ou le Président dans ses fonctions en cas d’empêchement de celui-ci.

7.3 - La Trésorière ou le Trésorier

La Trésorière ou le Trésorier exécute les dépenses et a la responsabilité de la gestion des fonds.

Il assure le respect du contrôle budgétaire dont les résultats sont communiqués au Conseil d’administration.

Il remplit les obligations d’information financière à l’égard des membres de l’Association auxquels il présente, au cours de l’Assemblée générale, les comptes annuels et le budget de l’exercice en cours arrêtés par le Conseil d’administration, ainsi que son rapport financier.

Il peut accorder toutes délégations de signature nécessaires au fonctionnement courant de l’Association.

Il surveille l’activité du responsable comptable, qui assure la tenue de la comptabilité et prépare l’arrêté des comptes et des éléments nécessaires au contrôle budgétaire.

À la clôture de l’exercice, le responsable comptable assure, sous la responsabilité de la Trésorière ou du Trésorier, la préparation des comptes annuels et du budget de l’exercice à venir.

7.4 - La ou le Secrétaire

La ou le Secrétaire assure les fonctions de Secrétaire général et, à ce titre, est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par le Conseil d’administration.

De manière générale, il exécute toutes les formalités et démarches incombant à l’Association.

Il rédige les procès-verbaux des réunions des Assemblées et des Conseils d’administration et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’Association, à l’exception des écritures comptables.

Il tient le registre spécial prévu par l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901.

Article 8
Assemblée générale

L’Assemblée générale de l’Association comprend les membres d’honneur, les membres honoraires, les membres bienfaiteurs et les membres actifs.

Elle se réunit au moins une fois par an.

Elle est convoquée par le Conseil d’administration ou sur la demande du tiers au moins de ses membres.

Les convocations sont adressées aux membres, par lettre simple, au moins trois (3) semaines avant la date de l’assemblée.

Toutefois, en cas d’urgence, une Assemblée générale ordinaire réunie extraordinairement peut être convoquée dans un délai de quinze jours.

Les Assemblées sont convoquées au siège social ou en tout autre lieu indiqué sur la convocation.

Il doit être joint à la convocation :

• l’ordre du jour ;
• le texte des résolutions ;
• le rapport financier et le rapport moral ;
• les comptes annuels ;
• une procuration.

L’Assemblée générale désigne les membres de son Bureau, à savoir, un Président ou une Présidente, deux scrutateurs et un ou une Secrétaire.

Le Président ou la Présidente de l’Association préside l’Assemblée générale.

Les autres membres du Bureau sont choisis, par l’Assemblée générale, parmi les membres du Bureau du Conseil d’administration ou en dehors d’eux.

Il est établi une feuille de présence qui est émargée par tous les membres de l’Association à leur entrée en séance, et qui est certifiée sincère et véritable par les membres du Bureau.

Toutes les décisions sont votées à main levée, à l’exception de celles portant sur la nomination des administrateurs qui sont votées au scrutin secret.

Toutefois, le scrutin secret est de droit pour toutes les délibérations si un membre le demande.

L’Assemblée générale ne délibère valablement que si les membres, présents ou représentés, représentent au moins le quart des membres actifs de l’Association. Si ce quorum n’est pas atteint, dans un délai de quinze jours, il sera procédé à la convocation d’une deuxième Assemblée appelée à statuer sur le même ordre du jour, pour laquelle aucun quorum ne sera requis.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix. La majorité retenue est celle des membres présents ou représentés. En cas de partage des voix, celle du Président ou de la Présidente est prépondérante.

Toutefois, conformément à l’article 17 des statuts, l’Assemblée générale appelée à statuer sur les modifications statutaires doit se composer de la moitié au moins des membres sur première convocation, et prendre ses décisions à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés, et à bulletin secret.

De plus, l’Assemblée générale appelée à se prononcer sur la dissolution de l’Association doit se composer, sur première convocation, de la moitié plus un des membres, et ne pourra décider de la dissolution de l’Association qu’à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Article 9
Procédure disciplinaire

Le Conseil d’administration connaît, en formation disciplinaire, de toute plainte déposée auprès de l’AFSC contre un ou une sténotypiste pour une infraction à la Charte déontologique.

Toute plainte, motivée et accompagnée le cas échéant des pièces justificatives, doit être adressée par voie postale ou numérique au Président ou à la Présidente, ou au Secrétaire ou à la Secrétaire du Conseil d’administration, et soumise à la plus prochaine réunion du Bureau.

Toute plainte doit être formulée par écrit, en détaillant la nature et les circonstances de la violation reprochée, en y joignant tout témoignage, renseignement ou document susceptible d’étayer la plainte. La plainte est immédiatement communiquée au sténotypiste concerné par voie postale ou numérique. Il est invité à transmettre par retour ses observations, et faire savoir s’il conteste ou non les faits allégués.

Le Bureau de l’Association examine sommairement la plainte et décide des suites à lui donner, en rédigeant et adressant aux parties concernées une décision motivée de rejet ou de poursuite disciplinaire. Cette décision est sans appel. En cas de partage des voix, celle du Président ou de la Présidente est prépondérante.

Le membre de l’Association mis en cause ne doit, s’il en est membre, siéger ni au Bureau ni au Conseil d’administration ayant à connaître de la plainte.

En cas de décision de poursuite disciplinaire, le ou la Secrétaire de l’Association ou, à défaut, le Président ou la Présidente invite, avec un préavis minimum d’un mois, le sténotypiste concerné à comparaître devant le Conseil d’administration siégeant en formation disciplinaire, éventuellement par visioconférence.

Le Bureau de l’Association peut faire choix d’instruire la plainte en désignant, parmi les membres de l’Association, un ou deux rapporteurs en charge de réunir, contradictoirement, toutes les informations et pièces leur permettant de faire rapport au Conseil d’administration, dans la perspective ou à l’occasion de la réunion disciplinaire.

Le sténotypiste concerné peut choisir de se faire assister soit d’un autre membre de l’Association, soit d’un avocat. Il peut présenter et communiquer tout document ou témoignage à l’appui de sa défense.

Le plaignant peut, s’il le souhaite, être présent lors de l’audition du sténotypiste, auquel cas le Conseil d’administration procède à une audition contradictoire des parties.

Le sténotypiste mis en cause a la parole en dernier.

Le Conseil d’administration, siégeant en matière disciplinaire, doit rendre sa décision dans les trente jours qui suivent la réunion disciplinaire, à la majorité de ses membres. La décision écrite, motivée et signée des membres du Conseil d’administration ayant siégé, intégrant mention de tout avis ou opinion dissident, est notifiée par voie recommandée aux parties concernées. La décision est rendue en dernier ressort. Elle peut toutefois être rectifiée sur demande des parties en cas d’erreur manifeste d’appréciation ou erreur matérielle.

Le Conseil d’administration, siégeant en matière disciplinaire, peut écarter la plainte ou relever la réalité d’une violation et prononcer une sanction disciplinaire.

Les sanctions prononçables sont :

• l’avertissement quant à la conduite à tenir à l’avenir ;
• le blâme ;
• l’obligation de remplir la ou les obligations non respectées ;
• la suspension temporaire de l’Association pour une durée d’un an au plus, avec ou sans sursis ;
• la radiation, ou exclusion, définitive de l’Association.

Version adoptée par l’assemblée générale ordinaire du 26 mai 2021